شعبة المستودعات هي الجهة المسؤولة عن حفظ المواد وأدارتها وصيانتها ومراقبتها لحين طلبها واستخدامها من قبل الجهات المعنية ، وهي الإدارة المختصة بالاحتفاظ والعناية بالمخزون ، بمعنى أخر هي تهتم بكل ما يتعلق بالمستودعات مع إتباع الشروط التخزينية لها من حيث أسلوب التخزين المناسب , والمساحات داخل المخزن والممرات , وطرق النقل والإستلام والفحص وتواريخ الانتهاء والصلاحية وتأمين المخزن وتعيين طاقم العمل داخل المخزن.
إن شعبة المستودعات هي من الشعب الهامة في أي منشأة حكومية ، ولا تخلوا أي منشأة حكومية منها ، و الدور الأساسي لها هو حفظ وإدارة الأصناف المختلفة التي تقوم المنشأة بشرائها والاحتفاظ بها سواء أكانت أصنافا مستديمة (موجودات ثابتة) أو أصنافا مستهلكة .
وتعمل شعبة المستودعات كنقطة تحكم رئيسية لانسياب الأصناف المختلفة من الموردين إلى المستفيدين
من هذه الأصناف ، ويتم الاحتفاظ بها في المستودعات بكميات مختلفة حسب اللزوم ويتم صرفها عند طلبها.
وتقوم شعبة المستودعات بمراقبة ما لديها من مخزون ، وتلبية طلبات الصرف التي تردها من الإدارات المختلفة.
مهام شعبة المستودعات
- حفظ قيود اللوازم وإدامتها.
- الحفاظ على موجودات المستودعات وتنظيمها وإدخال اللوازم وتسليمها وتخزينها وفق شروط التخزين الخاصة بها.
- تسجيل المعاملات وترتيب الملفات وأرشفتها ورقياً وإلكترونياً.
- مراجعة قيود اللوازم المستلمة والمصروفة وموجودات المستودع بشكل دوري بما لا يقل عن مرة كل شهر.
- تأمين المستودعات بأنظمة الرقابة والسلامة العامة والأمان والوقاية.