نُبْذة عن الدّائرة
قسم اللوازم وإدارة المخزون مسؤولٌ عن تزويد الجامعة بالإمدادات والموادّ والمُعِدّات، والأجهزة الأخرى، وتحصل الإدارة على هذه العناصر وتفتيشها، وتسجيلها، وبطاقاتها، وتخزينها، وتنظيمها في مرافق التّخزين في الجامعة، حيث يتمّ حفظها بشكل آمن، وصيانتها بانتظام.
كما تقوم اللوازم وإدارة المخزون بجرد مرافق التّخزين هذه، ومراقبة العناصر المُخزَّنة، والتّخلّص منها، وإصلاحها وَفْقاً للأحكام المعمول بها في سياسة التّوريدات والصّيانة في الجامعة، ويشمل ذلك أيضًا تأمين أفضل الاستثمارات في المُمتلكات المنقولة وغير المنقولة للجامعة.
تتّبِع الدائرة أحدث الأساليب وأكثرها ثباتاً عند تنسيق عمليات الشّراء للجهات الطّالبة في الجامعة، وتقوم الإدارة بتكوين طلبات تفصيليّة يمكن الوصول إليها لتقديم العطاءات؛ لجذب المُورّدينَ المُحتملينَ، من خلال الاستفادة من مبدأ المنافسة العادلة والحرّة (بين المورّدينَ)، وتضمن الإمدادات والمناقصات منتجات عالية الجودة بأسعار مخفضة.
كما تشارك الدّائرة في اللجان الخاصّة باستلام وقبول المشتريات، بما في ذلك تسجيلها، وإرسالها للجهات الطّالبة، كما تُعِدّ الدّائرة تقارير داخليّة عن عمليّاته ويقدّمها للجهات ذات العلاقة داخل الجامعة أو خارجها عند الطّلب، وتتضمّن هذه التقارير جردًا سنويًا في الجامعة للتّأكّد من أنّ جميع الممتلكات والأصول في حالة عمل جيّدة.
مهام الدائرة
- التخطيط لعمليات الشراء وإعداد الخطة الشرائية السنوية للجامعة ومتابعة العمليات الشرائية وفق هذه الخطة والتحقق من توافر المخصصات المالية وتوثيق وأرشفة جميع عمليات الشراء في الجامعة وإعداد قاعدة بيانات متكاملة بها.
- تقديم الدعم للجان الشراء من حيث تقييم المواصفات الفنية للوازم المطلوب شراؤها مع الجهات الطالبة والجهات المختصة. وإعداد دعوات المناقصات بعد صدور قرار لجنة الشراء بذلك، والإعلان عنها بالطرق الرسمية. والمتابعة مع لجان الدراسة الفنية وتسهيل مهامهم وتدقيق التقارير الصادرة منهم.
- متابعة تنفيذ قرارات الإحالة الصادرة عن لجان الشراء مع الجهات المستفيدة بالجامعة ومع الموردين منذ صدور القرار لحين إدخال اللوازم إلى مستودعات الدائرة.
- إدارة المستودعات والمخزون وتنظيم إجراءات حفظ اللوازم والرقابة عليها لضمان الاستفادة منها واستعمالها للأغراض المقررة لها.